Najważniejsze informacje.

1. Klient zakupił usługę Comarch OCR oraz moduł Comarch KSeF. Z limitu którego rozwiązania, będą pobierane w pierwszej kolejności kredyty służące do wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur?

Odp.: W przypadku wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur, w sytuacji, gdy Klient zakupił usługę Comarch OCR oraz Comarch KSeF, w pierwszej kolejności kredyty będą pobierane z modułu Comarch KSeF. Jeżeli limit kredytów w module Comarch KSeF zostanie wykorzystany, wówczas kredyty zaczną być pobierane z usługi Comarch OCR. W skrajnym przypadku, gdy kredyty zostaną wyczerpane w obu rozwiązaniach zastosowany zostanie odpowiednio (7-dniowy dla pakietu Comarch KSeF miesięcznego oraz 14-dniowy dla pakietu rocznego) darmowy okres na przedłużenie licencji. Po upływie odpowiednio 7 lub 14 dni, w sytuacji w której Klient nie dokona zakupu ani modułu Comarch KSeF ani usługi Comarch OCR, dostęp do wymiany dokumentów z KSeF zostanie zablokowany.
Uwaga: 7 lub 14-dniowy darmowy okres na przedłużenie licencji ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji, w której Klient posiada co najmniej moduł Comarch KSeF. Jeżeli Klient posiada wyłącznie usługę Comarch OCR dostęp do wymiany dokumentów z KSeF zostanie zablokowany wraz z wykorzystaniem ostatniego dostępnego kredytu.

2. Czy jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego wykorzystam w Comarch KSeF przysługujący mi limit kredytów, automatycznie zostanie mi włączony wyższy pakiet kredytów? Ile dokumentów zostanie mi do wykorzystania po zmianie pakietu z niższego na wyższy?

Odp.: Jeżeli Użytkownik wykorzysta przysługującą mu pulę kredytów, powinien samodzielnie dokonać zakupu wyższego pakietu. W sytuacji, w której Użytkownik, po wykorzystaniu przysługującej mu puli nadal korzysta z wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur (w ramach 7 lub 14 dniowego darmowego okresu na przedłużenie licencji) i następnie dokona zakupu wyższego pakietu, wykorzystane ponadnormatywne dokumenty zostaną już uwzględnione w wykorzystaniu wyższego pakietu.
Przykład: Pan Jan dokonał zakupu licencji Comarch KSeF z limitem 5000 kredytów. Jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego Pan Jan przekroczy przysługujący mu limit 5000 kredytów o 100 dodatkowych kredytów, wówczas dokonując zakupu wyższego pakietu z limitem 10 000, pozostanie mu do dyspozycji 4900 dodatkowych kredytów (10 000 – 5000 – 100 = 4900).

3. Czy zmiana pakietu z niższego na wyższy będzie rozliczana jako różnica cen poszczególnych pakietów?

Odp.: Tak.
Przykład: Jeżeli Użytkownik dokona zakupu pakietu za kwotę, np. 1000 zł, a następnie będzie chciał zwiększyć pakiet na wyższy w kwocie 2000 zł, dopłaci on różnicę w cenie, tj. kwotę 2000 zł – 1000 zł = 1000 zł.

4. Zakupiłem moduł Comarch KSeF na okres 12 miesięcy. Po upływie 3 miesięcy wykorzystałem dostępne kredyty. W jaki sposób mogę dokonać zakupu wyższego pakietu?

Odp.: W przypadku instalacji lokalnej potrzebę zmiany pakietu na wyższy możemy zgłosić u Partnera obsługującego Klienta. Jeżeli zakup dotyczy Chmury Enterprise, jego zwiększenia można dokonać za pomocą Comarch Cloud Portal. Zakup pakietu w ramach Chmury Standard odbywa się po zalogowaniu na konto z uprawnieniami administratora na Platformie WWW.

5. W jaki sposób będą liczone kredyty za dokumenty wymieniane z Krajowym Systemem e-Faktur? Czy jako jeden kredyt będzie liczony jeden dokument, czy jedna strona faktury? Czy będzie to rozliczane w ten sam sposób w rozwiązaniach Comarch OCR oraz Comarch KSeF?

Odp.: Rozliczenie Comarch OCR w części służącej do optycznego rozpoznawania znaków, będzie wyglądało tak samo jak do tej pory, czyli każda jedna strona dokumentu będzie odpowiadała jednemu kredytowi. Sama wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (niezależnie od zastosowanego rozwiązania) będzie rozliczana per dokument, zatem jeden dokument niezależnie od ilości stron, będzie odpowiadał jednemu kredytowi.

6. Czy jeśli dokonałem zakupu pakietu Comarch KSeF, niewykorzystane przeze mnie kredyty przejdą na następny okres rozliczeniowy?

Odp.: Zarówno w przypadku rozliczenia miesięcznego jak i rocznego, a także zmiany jednego wariantu rozliczenia na drugi, niewykorzystane kredyty nie zostaną uwzględnione w kolejnym okresie rozliczeniowym.

7. Zakupiłem moduł Comarch KSeF w momencie, gdy pozostało mi np. 6 miesięcy wsparcia na aktualizacje. Zgodnie z cennikiem płacę wówczas połowę ceny pakietu, gdyż moduł Comarch KSeF będę miał aktywny przez 6 miesięcy. Czy w tym przypadku liczba dostępnych kredytów to również 50% z wybranego pakietu?

Odp.: W zakładanym powyżej scenariuszu tylko cena ulegnie zmniejszeniu, liczba dostępnych kredytów będzie taka sama jak we wskazanym pakiecie.

8. Czy kredyty będą pobierane zarówno dla faktur wysyłanych do KSeF jak i pobieranych z KSeF? Czy pobranie UPO również będzie wiązało się z pobraniem kredytów z dostępnej puli?

Odp. Kredyty będą pobierane zarówno dla faktur wysyłanych do KSeF jak i pobieranych z KSeF. Pobranie UPO nie będzie wiązało się z pobraniem kredytów.

9. Czy użytkownik systemu Comarch ERP będzie wiedział o ilości kredytów, jakie pozostały mu do wykorzystania?

Odp. Tak, informacja o poziomie wykorzystania kredytów będzie dostępna w systemie na żądanie (podobnie jak w Comarch OCR). Dodatkowo system będzie generował komunikat przy przekroczeniu np. 75% dostępnego pakietu w Comarch KSeF lub po przekroczeniu dostępnego pakietu.

10. Czy Użytkownik importujący faktury z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mógł dokonać wyboru, które faktury chce pobrać do swojego systemu ERP? Co w sytuacji, w której w Krajowym Systemie e-Faktur znajdę fakturę zakupową, która nie powinna dotyczyć mojej firmy tzn. została błędnie wystawiona na mnie jako nabywcę, albo będzie próbą wyłudzenia finansowego?

Odp.: Użytkownik pobierający faktury z Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą specjalnego okna Listy Faktur z KSeF w systemie Comarch ERP będzie mógł wskazać, które dokumenty chce pobrać do swojego systemu ERP. Odpowiedzialność za wskazanie poprawnych dokumentów, będzie tak jak ma to miejsce obecnie, ciążyć na Użytkowniku, a nie na Krajowym Systemie e-Faktur, czy też dostawcy oprogramowania.

Uwaga: Rozwiązaniem usprawniającym proces akceptacji dokumentów, może być zastosowanie w swojej firmie narzędzia do obiegu dokumentów w postaci Comarch DMS.

11. Czy w systemie ERP będzie można dokonać rejestracji uprawnień, w ramach których przedsiębiorca będzie mógł upoważnić biuro rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych?

Odp.: Przepisy związane z Krajowym Systemem e-Faktur przewidują nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej. Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:
• Elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
• W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA)do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Nie przewidujemy procesu nadawania uprawnień w systemie ERP.

12. Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?

Odp.: W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur, np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, np. pracownicy Biura Rachunkowego.

13. Jak techniczne nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktury w imieniu podatnika/firmy?

Odp.: W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

14. Czy przedsiębiorca w celu wysyłki dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, czy wystarczy do tego profil zaufany?

Odp.: Przedsiębiorca będący osobą fizyczną, aby wygenerować token służący do wysyłki dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur, może skorzystać z uwierzytelnienia zarówno przez profil zaufany jak i też kwalifikowany podpis elektroniczny.

Uwaga: Systemy Comarch ERP nie zawierają narzędzi pozwalających na generowanie tokenów za pomocą profilu zaufanego.

15. Jak wygląda licencjonowanie w przypadku instalacji dla podmiotów powiązanych (PP)?

Odp.: Dla podmiotów powiązanych w Comarch ERP Optima limit będzie wspólny podobnie jak ma to miejsce w BR. Cennik Comarch KSeF dla Comarch ERP Optima jest wspólny dla pojedynczych podmiotów jak i PP oraz BR. W przypadku podmiotów powiązanych w Comarch ERP XL będzie możliwe nabycie wyłącznie pakietu Comarch KSeF „no limit” – takie rozwiązanie pozwoli na komunikację z KSeF bez limitów dla wszystkich spółek w ramach podmiotów powiązanych.

16. Czy Użytkownik systemu Comarch ERP Optima może pobierać dokumenty z KSeF dla wszystkich baz Klientów jednocześnie, czy musi to robić osobno dla każdej pojedynczej bazy?

Odp. Obecnie Użytkownik systemu Comarch ERP Optima może pobierać dokumenty wyłącznie dla jednej bazy naraz. Planujemy jednak zbiorcze pobieranie dokumentów dla wielu baz w ramach rozwoju modułu Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima.

17. Czy Comarch KSeF trzeba kupić na firmę czy na instalację? Czasami jest kilka instalacji w obrębie jednej firmy z wieloma kluczami np. Klient ma kilka kluczy podpiętych do jednej firmy z uwagi na różne lokalizacje (czyli ma np. 3 instalacje, ale w obrębie jednego nr NIP i na każdym kluczu ma moduły Optimowe)

Odp.: Zakup modułu Comarch KSeF odbywa się na klucz. W przypadku chęci skorzystania z większej ilości kluczy, na każdym z nich musi znaleźć się licencja. Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi Comarch OCR, który można zakupić na jeden nr NIP (jeden na kartę klienta).

18. Gdzie przechowywane będą dokumenty wymieniane z Krajowym Systemem e-Faktur?

Odp.: Pliki XML zawierające dane pochodzące z Krajowego Systemu e-Faktur będą przechowywane zarówno na serwerach Ministerstwa Finansów (przez okres 10 lat), jak również w systemach Comarch ERP. W przypadku faktur zakupu, Użytkownik podczas pobierania dokumentów do systemu ERP, w pierwszej kolejności zobaczy podgląd wszystkich swoich dokumentów w KSeF, a następnie będzie mógł utworzyć faktury zakupu w systemie Comarch ERP na podstawie wybranych przez niego dokumentów. Tylko do wybranych przez Użytkownika dokumentów zakupu zostaną utworzone faktury zakupu oraz zapisy XML w systemie Comarch ERP.

19. Czy okres bezpłatnej komunikacji z KSeF dotyczy zarówno środowiska demonstracyjnego jak i produkcyjnego?

Odp.: Okres bezpłatnej komunikacji dotyczy wyłącznie środowiska produkcyjnego KSeF, gdyż komunikację ze środowiskiem demonstracyjnym KSeF w systemach Comarch ERP udostępniamy bezpłatnie. Jeżeli przedsiębiorca w trakcie trwania okresu bezpłatnej komunikacji z KSeF:
• dokona zakupu modułu Comarch KSeF – straci okres darmowej komunikacji ze środowiskiem produkcyjnym wraz z dniem zakupu,
• dokona zakupu usługi Comarch OCR – będzie mógł nadal korzystać z darmowej komunikacji ze środowiskiem produkcyjnym KSeF do momentu zakończenia okresu bezpłatnej komunikacji.

20. Czy w przypadku korzystania z bezpłatnej komunikacji z KSeF istnieje limit darmowej liczby wymienianych dokumentów?

Odp.: W tym okresie nie ma żadnego limitu w zakresie liczby wymienianych dokumentów z KSeF.

21. Czy Klient Comarch ERP Optima w modelu stacjonarnym ma możliwość skorzystania z modułu Comarch KSeF w miesięcznym cyklu rozliczeniowym? Czy Klient Comarch ERP Optima w Chmurze ma możliwość skorzystania z modułu Comarch KSeF w rocznym cyklu rozliczeniowym?

Odp.: Nie ma takiej możliwości. Klient Comarch ERP Optima w modelu stacjonarnym ma możliwość skorzystania z modułu Comarch KSeF wyłącznie w rocznym okresie rozliczeniowym. Klient Comarch ERP Optima w Chmurze ma możliwość skorzystania z modułu Comarch KSeF wyłącznie w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

22. Ile kredytów zużyje Użytkownik systemu Comarch ERP który doda dokument do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR a następnie ten sam dokument zaimportuje z KSeF?

Odp.: W takim przypadku Użytkownik zużyje dwa kredyty, ponieważ jest to błąd działania użytkownika, polegający na powieleniu tego samego dokumentu dwoma różnymi metodami.

23. W którym momencie będą pobierane kredyty podczas wysyłki dokumentów do KSeF?

Odp. Odejmowanie z pakietu będzie się odbywało przed dostarczeniem faktury do KSeF. W razie niepowodzenia z wysyłką – kredyt będzie „zwracany” do pakietu.

24. Czy będą jakiekolwiek limity w zakresie ilości dokumentów wymienianych z Krajowym Systemem e-Faktur?

Odp. Użytkownik w wariancie „nielimitowanym” może wymieniać dowolną liczbę dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur.

25. Czy korzystając wyłącznie z Comarch OCR API będę mógł wymieniać dokumenty z Krajowym Systemem e-Faktur?

Odp. Usługa Comarch OCR nie odpowiada bezpośrednio za komunikację z KSeF (nie wysyła i nie przesyła danych), a odpowiada tylko za warstwę licencyjną. Za samą logikę i działanie odpowiadają poszczególne systemy Comarch. W związku z tym OCR API nie zapewni żadnej obsługi KSeF poza systemami Comarch.